Sowohl im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (Betriebsprüfung) als auch im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau kann das Finanzamt auf die elektronischen Buchhaltungsdaten Ihres Unternehmens zurückgreifen und diese mit Hilfe von geeigneter Software intensiv und effizient analysieren.
Die Finanzverwaltung hat dabei weitgehende Zugriffsrechte auf Ihre Unternehmensdaten. Neben dem direkten Zugriff (Z1) und dem indirekten Zugriff (Z2) über das EDV-System des Steuerpflichtigen können die Finanzbehörden auch die Herausgabe aller steuerlich relevanten Daten (Z3) auf einem Datenträger (CD/DVD) fordern. Detailliert geregelt sind die Befugnisse der Finanzverwaltung in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), einer Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2001.
Können die von der Betriebsprüfung angeforderten Daten nicht in angemessener Zeit von Ihnen zur Verfügung gestellt werden oder werden die Buchhaltungsdaten ohne vorherige Genehmigung auf einem Server außerhalb Deutschlands gehostet, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld von bis zu 250.000 Euro festsetzen.
Wie die PwC Studie "Digitale Steuerprüfung: Herausforderung oder Erleichterung?" zeigt, macht die Finanzbehörde von der Möglichkeit des Datenzugriffs inzwischen in der überwiegenden Mehrheit der Betriebsprüfungen Gebrauch, Tendenz steigend. Damit wird es für Unternehmen immer wichtiger, sich rechtzeitig auf die Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung vorzubereiten.
Die Expertise und Erfahrung von PwC ermöglicht Ihrem Unternehmen eine optimale Vorbereitung und Begleitung bei allen Belangen der digitalen Betriebsprüfung. Die PwC-Expertenteams um die GDPdU-Spezialisten Heiko Schäfer und Dr. Tobias Taetzner verfügen über Kompetenzen und Kapazitäten, um Ihrem Unternehmen die Betriebsprüfung wesentlich zu erleichtern und den Compliance Anforderungen gerecht zu werden.
Daten & Systeme
Identifikation: Kennen Sie Ihre steuerrelevanten Daten?
Die Finanzbehörde darf den Zugriff nur auf steuerrelevante Daten verlangen. Daher sollten diese im Vorfeld identifiziert und separiert werden, denn ohne eine klare Trennung besteht das Risiko einer Verwertung von Daten, die nach anderen Gesetzen (beispielsweise dem Bundesdatenschutzgesetz) schützenswert sind oder die dem Prüfer aus anderen Gründen nicht zugänglich gemacht werden sollen. Eine so angelegte "Isolation" der steuerrelevanten Daten stellt sicher, dass eine Auswertung von Daten vermieden wird, die nicht den Anforderungen des Datenzugriffs unterliegen.
Datenhaltung: Ist die elektronische Auswertbarkeit gewährleistet?
Die steuerrelevanten Daten müssen während des steuergesetzlichen Aufbewahrungszeitraums von mindestens sechs beziehungsweise zehn Jahren in elektronisch auswertbarer Form aufbewahrt werden. Bei Änderungen in der IT-Landschaft (etwa die Abschaltung alter oder Einführung neuer Systeme) ist sicherzustellen, dass die Auswertungsmöglichkeiten nicht eingeschränkt werden. Wir unterstützen Sie dabei, die für Ihr Unternehmen bestmögliche Lösung zur langfristigen Aufbewahrung zu identifizieren und die elektronische Auswertbarkeit der Daten im gesetzlich geforderten Mindestumfang effizient zu gewährleisten.
Dokumentation: Ist Ihr System dokumentiert?
Das Finanzamt darf Ihre System- und Verfahrensdokumentation anfordern. Mit unserer Hilfe werden Ihre Systeme- und Verfahren effizient dokumentiert und so Ihre handelsrechtlichen und steuergesetzlichen Pflichten erfüllt.
Datenzugriff: Haben Sie ein Konzept zur Sicherstellung des Datenzugriffs?
Das Finanzamt kann im Rahmen einer Prüfung kumulativ von allen drei Zugriffsarten Gebrauch machen. Wir unterstützen Sie dabei, für alle steuerlich relevanten Systeme einen Zugriff im Wege der Z1, Z2 und Z3 zu ermöglichen. Geeignete Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass der Zugriff nur auf steuerrelevante Daten des Prüfungszeitraumes möglich ist.
Vorbereitung auf und Begleitung bei der digitalen BP
GDPdU-Readiness: Sind Sie bereit für die digitale Betriebsprüfung?
Unser GDPdU-ReadinessCheck liefert Ihnen eine aussagekräftige und objektive Bewertung Ihrer durchgeführten GDPdU-Maßnahmen, um im Bereich der digitalen Betriebsprüfung erfolgreich zu agieren. Dank unserer umfassenden Analysen und klaren Handlungsempfehlungen können Sie Ihre GDPdU-Strategie gezielter ausrichten, eventuelle Schwachstellen in den Prozessen und EDV-Systemen effizienter beheben und Risiken reduzieren. So sind Sie auf Ihre zukünftige digitale Betriebsprüfung bestens vorbereitet.
Funktionstest: Kann Ihr Unternehmen die steuerrelevanten Daten bereitstellen?
Unter Berücksichtigung der bei Ihnen eingesetzten EDV-Systeme und der allgemeinen technischen Möglichkeiten wird von unseren Experten beurteilt, wie Ihr Unternehmen die geforderten Zugriffsarten bereitstellen kann. Durch diese Prüfung wird sichergestellt, dass die technischen Voraussetzungen auch für einen Datenexport erfüllt sind. Ihr Unternehmen verhält sich dadurch regelgerecht und kann adäquat auf die Betriebsprüfung reagieren.
Vollständigkeitstest: Kann Ihr Unternehmen die steuerrelevanten Daten vollständig liefern?
Die exportierten Daten werden von unseren PwC-Experten auf Vollständigkeit geprüft. Dabei wird die Datenanalysesoftware IDEA verwendet, die auch bei der Finanzverwaltung zur Anwendung kommt. Hierdurch werden langwierige Rückfragen und technische Schwierigkeiten vermieden und der Ablauf der Betriebsprüfung beschleunigt.
Datenanalyse: Was kann der Betriebsprüfer aus den Ihren Daten herauslesen?
In enger Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen werden steuerliche Standardauswertungen und themenübergreifende Auswertungen vorgenommen. Die umfassende Datenanalyse unserer Spezialisten erleichtert es Ihnen, die Konsequenzen der Betriebsprüfung einzuschätzen und unerwartete Ergebnisse der Betriebsprüfung zu vermeiden.
Verlagerung der Buchführung
Buchhaltung im Ausland: Haben Sie die GDPdU angemessen berücksichtigt?
Bei einer Verlagerung von Buchhaltungsdaten ins Ausland kommt der Sicherstellung des Datenzugriffes eine besondere Bedeutung zu. Es besteht das Risiko eines Widerrufs einer von den Finanzbehörden zuvor gewährten Genehmigung zur Verlagerung. Wir begleiten Sie in allen Phasen einer Verlagerung - von der Beantragung der erforderlichen Genehmigung bis zum Nachweis, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Verlagerung nachhaltig erfüllt werden.
Was sind Ihre Vorteile und Ihr Nutzen?
- Nur die Daten werden dem Prüfer zugänglich gemacht, für die eine Vorlagepflicht besteht
- Gewährleistung des jederzeitigen Datenzugriffs und damit Vermeidung von Verzögerungsgeldern
- Betreuung vor, während und nach der Betriebsprüfung
- Implementierung und Dokumentation von Bereitstellungsprozessen sowie die technische Umsetzung
- Transparenz hinsichtlich der technischen Möglichkeiten der digitalen Betriebsprüfung
- Sicherheit bezüglich Entdeckungsrisiken durch digitale Betriebsprüfung
- Keine Überraschungen durch regelmäßige Analyse der elektronischen Daten
- Chance zu Korrekturmaßnahmen von erkannten Problemen
- Verkürzung der Prüfungsdauer und Verbesserung des allgemeinen Prüfungsklimas
- Effizienter Umgang mit den Ressourcen Ihres Unternehmens
